V delovno knjižico, organ, ki jo izda, vpiše osebne podatke lastnika delovne knjižice (t. j. ime in priimek, rojstne podatke ter podatke o izobrazbi). Lastnik knjižice ob nastopu delovnega razmerja ne glede na obliko zaposlitve, za določen, ali nedoločen čas, knjižico predloži delodajalcu. Ta mora ob nastopu vpisati datum nastopa dela in ob prenehanju vpisati datum prenehanja delovnega razmerja. Razlog prenehanja se ne vpisuje, ker za to ni rubrike. Na zadnjih straneh, kjer so podatki za opombe, naknadne zaznambe, pa se lahko vpišejo samo kakšne pravice, ki so vam bile naknadno priznane, ki ste si jih pridobili tekom zaposlitev do penzije kot npr. priznanje zavarovalne dobe (kar ni isto kot delovne) za otroka do enega leta starosti, če niste bili zaposleni in ste bili zavarovani, dokup let za čas rednega študija na višjih in visokih šolah ter fakultetah, ipd. Delovna knjižica je zaenkrat ključni dokument s katerim dokazujete, da ste izpolnili pogoje za upokojitev in ga takrat tudi predložite zavodu za invalidsko ter pokojninsko zavarovanje. Dokler je delavec v delovnem razmerju jo ima delodajalec samo v hrambi.
Delodajalec ne sme ničesar drugega vpisati kot samo čas zaposlitve pri njem in to potrditi s podpisom in žigom. Delodajalec pravtako ne sme groziti, da ne bo delavcu vrnil knjižice ob prenehanju delovnega razmerja ne glede na to, na kateri strani je morebitna krivda. Vzrok odpovedi je lahko naveden samo v sklepu o prenehanju delovnega razmerja. (sporazumno, redni odpovedni rok delavca, po krivdi delavca ipd). Tega sklepa pa delavec novemu delodajalca ni dolžan predložiti niti povedati zakaj je nehal delati pri prejšnjem.
Delavec sam pa je dolžan skrbeti, da se delovna knjižica ažurira. Npr. če doseže višjo stopnjo izobrazbe, ki je z zakonom priznana bo skupaj z dokumentom, ki to dokazuje odnesel vpisati na upravni organ, prav tako, če je pridobil kakšne nove pravice iz zakona o del. razmerju ali zakona o
inv. in pok. zavarovanju. Vsak dokument naj takoj vpiše, kajti zakoni se menjujejo in tudi marsikdaj se kakšna pravica v novem zakonu črta. Če pa je pravica že zavedena v delovni knjižici t. j. v glavnem zavarovalna doba, pa je trajna.